Hôm nay khi vào Writely, Google sẽ chuyển bạn tới một địa chỉ mới http://docs.google.com và tất cả tài liệu của bạn sẽ được tập hợp dưới cái tên Google Doc & Spreadsheets (D&S).

Hình 1: Tài liệu Writely và bảng tính được quản lý chung ở
Google Doc & Spreadsheets

Nhìn chung giao diện nhiều màu sắc của Writely được thay bằng kiểu giao diện riêng của Google với các toolbar đựơc tập hợp thành các tab. Google đã cố thống nhất các tính năng chuẩn của bộ Web Office vào Writely như cách chia sẻ, làm việc chung trên tài liệu.

Giá phải trả cho việc này là giao diện trở nên thiếu cá tính hơn và dường như một số tính năng đã không được chuyển đổi đầy đủ như canh hai bên văn bản (justify) hay xem trước như một blog.

Theo CNET trong một bài viết gần đây cho biết:

“… Google đang tiếp tục cải tiến về chức năng, tính hữu dụng và khả năng tích hợp giữa hai ứng dụng… chúng tôi được biết trong tương lai Google sẽ tích hợp (các ứng dụng này) vào Gmail để người dùng có thể gửi tài liệu hay bảng tính như các file đính kèm và có thể mở các file này trong D&S. Nhóm phát triển cũng đang tạo các API cho phép các lập trình viên tương tác với các ứng dụng. Ngoài ra, Google cũng đang thử nghiệm một phiên bản khác cho phép người dùng truy cập tài liệu khi đang offline…”

Quả là những kế hoạch đầy tham vọng và đáng để chúng ta mong đợi. Tuy nhiên, hiện tại tôi vẫn cảm thấy nhớ Writely vì tính độc đáo cùa nó và tôi thấy tiếc khi một nhãn hiệu của Web 2.0 biến mất trong tay của Google. Không biết liệu ngày mai YouTube có trở thành Google Video & Audio hay không?

YouTube đã xác nhận việc bán cho Google với giá 1,65 tỷ USD hôm nay. Chúng ta có thể rút ra điều gì từ thương vụ này?

Trụ sở chính của YouTube ở San Mateo

Trước hết việc này đánh dấu sự kiện lần đầu tiên một trang web cho đăng ký thành viên được bán với giá trên 1 tỷ USD. Các tin đồn về thương vụ này đã làm nóng các diễn đàn IT từ hơn một tuần nay và mặc dù Chad Hurley - CEO và là người đồng sáng lập của YouTube - từng tuyên bố rằng “YouTube không phải (tạo ra) để bán lại.” nhưng trước số tiền quá lớn và những điều kiện như Google sẽ để YouTube hoạt động độc lập… dịch vụ chia sẻ video này đã gật đầu đồng ý.

Chỉ có 67 người làm việc trong YouTube và công ty này mới chỉ ra đời 19 tháng trước. Thế nhưng có tới gần phân nửa người dùng có nhu cầu về trang mạng video trực tuyến của Mỹ đều tìm tới YouTube. Ở Việt Nam, một vụ bê bối về thi cử tại Nghê An đã được đưa ra công luận sau khi các đọan video quay cảnh bát nháo trong trường thi được đưa lên trên mạng này.

Với Google, khoản chi phí cho việc mua bán này nhiều hơn so với bất kỳ thương vụ mua bán công ty nào mà hãng đã từng mua. Với sức mạnh về kỹ thuật và tài chính của Google phía sau, YouTube sẽ gần như không có đối thủ xứng tầm. Vậy bí quyết thành công của YouTube là gì?

1. Ra đời đúng lúc: YouTube ra đời đúng thời điểm mà video kỹ thuật số trở thành phổ biến và bất kỳ ai cũng có thể có thể ghi lại những gì mình thích bằng một chiếc điện thoại di động.

2. Đáp ứng nhu cầu xuất bản mới: Việc xuất bản thông tin đơn thuần bằng văn bản như blog đã trở thành quá bình thường và người ta có nhu cầu xem những hình ảnh động như những gì trên truyền hình. Băng thông Internet ngày càng mở rộng khiến cho việc xem video trên web không còn là một cực hình.

3. Đơn giản, thuận tiện: Việc đưa video lên YouTube dễ dàng hơn phần lớn các dịch vụ tương tự khác. YouTube hỗ trợ hầu hết các dạng file video phổ biến và cho phép chuyển đổi thành định dạng file phát được rất dễ dàng. Bạn không cần phải là một người am hiểu về kỹ thuật video số mới có thể sử dụng được dịch vụ này.

4. Web 2.0: Rõ ràng YouTube là một web 2.0 thành công. Tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi của web 2.0 như tính cộng đồng và chia sẻ, YouTube cho phép người dùng tag, xuất bản và nhúng các đoạn video ưa thích vào các trang web khác. Không có những ưu thế này, YouTube có thể sẽ mãi ở trong bóng tối.

Ảnh hưởng của thương vụ này sẽ rất lớn. Trong khi có một số dư luận rằng việc đầu tư vào các dịch vụ web đang gặp bế tắc vì hiện rất khó cổ phần hóa (IPO) các công ty Internet thành công thì việc bán lại các dịch vụ như YouTube chẳng phải đã đem lại hơn 41 lần số tiền đầu tư mà quĩ đầu tư rủi ro Sequoia đã bỏ ra chỉ trong có hơn một năm?

Chưa bao giờ tôi nghĩ rằng sẽ sử dụng những công cụ thay cho Word hay Excel trên Web nhưng khi dùng những bảng tính đầu tiên trên NumSum tôi đã thực sự ngỡ ngàng về khả năng của nó. Chỉ khi ấy tôi mới tin là hoàn toàn có thể dùng các ứng dụng web trong các lãnh địa mà trước kia là độc quyền của ứng dụng desktop.

Ứng dụng bảng tính (speadsheet) là ứng dụng phổ biến thứ hai sau sọan thảo văn bản. Trong môi trường kinh doanh (corporate), ứng dụng bảng tính được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau đặc biệt trong phân tích dữ liệu, lập lịch công tác… Trong phần 2 của loạt bài về Web Office này, chúng ta sẽ lần lược xem xét ba ứng bảng tính là NumSum, Google Spreadsheets và Zoho Sheet.

1. NumSum

NumSum là một ứng dụng bảng tính trên web đầu tiên tôi sử dụng. Tôi vẫn nhớ ấn tượng ban đầu là “Wow, web mà cũng làm được thế này cơ à?”.

Đây là ứng dụng “căn bản” nhất trong ba ứng dụng bảng tính sẽ được xem xét ở đây. Thanh công cụ cho thấy các chức năng có thể thực hiện được một cách rõ ràng, nói chung không nhiều nhưng đủ giúp bạn định dạng một bảng kế hoạch theo như mong muốn. Một bạn người Việt đã thực hiện “Lịch thi đấu World Cup” rất đẹp bằng NumSum (xem hình).

Hình 1: Lịch thi đấu World Cup làm trên NumSum

NumSum cũng cho phép bạn định nghĩa các công thức căn bản như cộng, trừ, nhân, chia, Sum, Average… tuy nhiên số công thức hỗ trợ khá nghèo nàn và dừng ở con số 29 - chỉ vừa đủ để thực hiện các bảng tính đơn giản như kiểu “Bảng tính lương cuối tuần”… Bạn có thể copy công thức từ ô này sang ô khác nhưng bạn không thể copy cho nhiều ô. Nhược điểm này sẽ làm bạn rất mất thì giờ khi tạo các bảng tính phức tạp.

NumSum cũng cho phép bạn vẽ biểu đồ ở ba dạng Line, Area và Bar nhưng không thực sự ấn tượng. Cũng như các web 2.0 khác, NumSum có chức năng gán thẻ (tag) vào các bảng tính để thuận tiện cho việc phân loại, tìm kiếm và cho phép bạn chia sẻ bảng tính của mình với những người khác.

• Ưu điểm: Nhanh và căn bản. Đầy đủ tính chất của một web 2.0.
• Nhược điểm: Thiếu chức năng và công thức.
• Đánh giá chung: Mặc dù đây là một trong những ứng dụng bảng tính trên web ra đời đầu tiên nhưng khó có thể nói đây là một ứng dụng hoàn hảo. Tuy bạn có thể tạo một bảng tính lương đơn giản bằng NumSum hay tạo một lịch thi đấu đẹp mắt, nhưng bạn sẽ không lựa chọn NumSum để cho các bảng tính phức tạp vì hỗ trợ công thức và tính toán kém.

2. Google SpreadSheets

Theo đúng phong cách của Google, Google Spreadsheets không phải là một phiên bản Excel trên web. Bạn sẽ không tìm thấy toolbar kiểu MS Office ở đây, nhưng những gì Google SpreadSheets cung cấp đủ giúp bạn thực hiện những bảng tính nghiêm túc. Tôi đã thử và nhận thấy mình có thể làm hầu hết các công việc định dạng và lập các công thức như trên Excel mặc dù đây mới chỉ là một ứng dụng “lab” (đang trong giai đoạn nghiên cứu).

Thay vì các thanh toolbar chứa đủ thứ như Excel, bạn có 3 tab là Format (định dạng), Sort (sắp xếp) và Formulas (công thức). Bạn có thể định dạng font chữ, kích cỡ và màu sắc cho từng ô, bạn cũng có thể gộp các ô lại theo chiều ngang lại (merge across) và canh lề trái, phải, giữa theo cả chiều ngang lẫn chiều dọc.

Công thức trong Google SpeadSheets rất phong phú, có khoảng 270 công thức (bằng với Excel 2003) được chia thành 8 nhóm từ các toán tử, logic đến các hàm lượng giác và thống kê, đủ để thỏa mãn hầu hết các tác vụ tính toán. Việc đưa công thức vào cũng rất dễ, bạn có thể chọn công thức rồi chọn các ô cần tính toán bằng chuột. Bạn cũng có thể copy-paste công thức từ một ô sang nhiều ô, các công tức này được tính toán lại một cách thông minh theo địa chỉ tương đối hay tuyệt đối như các chương trình bảng tính khác.

Cũng giống như Writely, tài liệu tự động lưu khi có thay đổi (nếu bạn bật chức năng này) và bạn có thể xuất bảng tính ra các dạng tài liệu khác nhau từ dạng bảng tính Excel .xls đến HTML hay PDF. Như mọi trong ứng dụng web 2.0 khác, bạn có thể xuất bản hay chia sẻ bảng tính của mình để cùng xem hay cùng làm việc với nhiều người.

Điều bạn sẽ thấy thiếu thốn nhất khi dùng Google SpreadSheets là không có chức năng tạo biểu đồ. Hy vọng khi hoàn thiện, Google Spreadsheets sẽ đưa vào chức năng này và cũng hy vọng nó không quá đơn giản như của NumSum. Cuối cùng, tôi tìm mãi mà vẫn không thấy chức năng gán thẻ tag cho các bảng tính, đây nhẽ ra là cái Google cần làm đầu tiên vì nó là một chức năng thể hiện tính ưu việt của web 2.0 trong việc phân loại tài liệu.

Hình 2: Lập báo cáo bằng Google SpeadSheets

• Ưu điểm: Nhanh. Thiết kế thân thiện, cách tân. Chức năng định dạng và tính toán phong phú.
• Nhược điểm: Thiếu chức năng tạo biểu đồ. Chưa cho phép gán thẻ (tagging).
• Đánh giá chung: Như mọi ứng dụng của Google, đây là một ứng dụng nhanh, thiết kế tốt. Vì đang trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển, khó có thể đánh giá toàn diện ứng dụng này nhưng với các chức năng hiện có chúng ta có thể lạc quan với Google SpreadSheets như một ứng viên thay thế cho Excel trên web.

3. Zoho Sheet

Zoho Sheet có thể là tất cả những gì nhiều người có thể mơ ước (cho tới lúc này) về một chương trình bảng tính có thể thay thế Excel và dùng trên web. Đây là ứng dụng có nhiều chức năng và hoàn thiện nhất.

Giao diện của Zoho Sheet khá giống Excel với một thanh công cụ định dạng chuẩn. Với thanh công cụ này, bạn sẽ không mất thời gian học hỏi gì mà vẫn định dạng được một bảng tính chuyên nghiệp nếu bạn đã từng làm việc trên Excel. Không có gì đáng phàn nàn với Zoho Sheet về mặt định dạng ngoại trừ việc tôi không tìm thấy chức năng tạo đường viền (border). Không rõ tôi có bỏ qua cái gì hay không vì sẽ là một điều khó hiểu khi thiếu một chức năng quan trọng như vậy?

Mặt mạnh của Zoho Sheet nằm ở công thức. Với hơn 300 công thức, Zoho Sheet còn “qua mặt” cả Excel 2003 và điểm tôi đánh giá cao nhất là khả năng copy công thức bằng cách kéo-thả cái quai ở góc dưới mỗi ô (tương tự Excel) - hoan hô các LTV của Zoho! Tuy vậy, mặt trái của tấm huy chương là khi bạn đưa công thức vào bạn phải hoàn toàn gõ bằng tay các ô dữ liệu liên quan chứ không chọn được bằng chuột.

Không hề kém cạnh chức năng với Google SpreadSheets, Zoho Sheet cũng cho phép bạn xuất tài liệu ra các định dạng .xls, .cvs, Open Office, HTML hay PDF… Bạn cũng có thể xuất bản hay chia sẻ tài liệu của mình và dễ dàng gán thẻ (tag) cho mỗi bảng tính.

Cuối cùng, chức năng tạo biểu đồ của Zoho Sheet hơn hẳn so với NumSum (Google SpreadSheets chưa có chức năng này). Bạn có thể tạo biểu đồ dạng cột, dây hay hình tròn (pie) với hiệu ứng 3D. Tôi nhận thấy một lỗi nhỏ khi tạo biểu đồ hình pie nhưng nhìn chung chức năng tạo biểu đồ rất ấn tượng.

Điều khó chịu lớn nhất khi dùng Zoho Sheet là nó không hỗ trợ Unicode, chữ “Việt Nam” sẽ thành “Vie?t Nam” khi lưu vào ô bảng tính. Vì thế nếu bạn định làm một bảng tính tiếng Việt thì Google SpreadSheets là lựa chọn số 1.

Hình 3: Tạo “Báo cáo doanh thu” với biểu đồ trên Zoho Sheet.

• Ưu điểm: Đầy đủ chức năng nhất, nhiều công thức. Giao diện chuẩn.
• Nhược điểm: Không cho tạo đường viền (border). Không hỗ trợ Unicode.
• Đánh giá chung: Cũng như Zoho Writer, Zoho Sheet có rất nhiều chức năng nhưng lại thiếu đi một vài cái quan trọng. Khắc phục được những điểm yếu này bộ ứng dụng Zoho Office sẽ là đối thủ tiềm năng của Microsoft Office nhất là trong thời đại của web 2.0.

4. Kết Luận

Thực tế là sẽ còn phải có những bước tiến dài trước khi các ứng dụng bảng tính trên web đuổi kịp Excel về mặt chức năng. Lợi thế tuyệt đối của Excel là nó là một ứng dụng desktop nên rất nhanh trong định dạng, tính toán. Nó cho phép tạo các bảng tính rất lớn, có độ phức tạp cao và khả năng phân tích dữ liệu không thể chê được. Vì thế trong tương lai Excel vẫn là ứng dụng không thể thiếu trên các máy tính. Nhưng các ứng dụng web lại có mặt mạnh mà ai cũng biết là không cần cài đặt, làm việc được ở bất kỳ đâu có kết nối Internet. Nếu bạn phải tạo một bảng kế họach mỗi tuần và phổ biến cho cả công ty thì tại sao không làm trên Google SpreadSheets hay Zoho Sheet và xuất bản nó cho mọi người cùng xem thay vì gửi e-mail cho từng người?